En el seno de toda institución es común que haya una serie de protocolos sobre cómo el personal debe utilizar los recursos de la universidad para realizar su trabajo. Con la información, los soportes y los dispositivos electrónicos no es diferente. Todos tenemos que conocer estas buenas prácticas y aplicarlas para cuidar de los recursos y proteger los intereses de la universidad.

Internet ofrece multitud de recursos que pueden ser aprovechados por los usuarios para usos no profesionales en su tiempo o lugar de trabajo o desde sus dispositivos profesionales, pero estos usos también esconden riesgos. Acceder a sitios de dudosa legitimidad como webs de descargas, juego, adultos, etc., no es un uso lícito de los recursos institucionales, pues no solo disminuye la eficiencia de estos recursos y puede ocasionar gastos innecesarios sino que puede acarrear daños irreparables para la universidad.

Muchos de esos sitios pueden no ser seguros o contar con publicidad que puede llevar a situaciones de confusión, resultando en un incidente de seguridad, como una infección por malware del dispositivo o de toda la red.

Las normas de protección de la propiedad intelectual obligan a las universidades a usar en todo momento software legal. El uso de «programas pirata» o adquiridos de forma fraudulenta podría conllevar sanciones económicas y penales, nunca se debe instalar software sin licencia en ningún dispositivo de la universidad.

Además, por norma general, instalar software ilegal puede terminar en una infección por malware del equipo, bien sea por los anuncios de las web de descargas, porque el programa ha sido modificado añadiendo código malicioso; o porque se requiere de un crack para que funcione, que también podrá estar infectado.