Etapa fundamental en la que se deben tener en cuenta todos los recursos con los que cuenta la universidad, tanto en formato físico, como en formato digital. Además, es conveniente catalogar otras características de los activos como su tamaño, ubicación o departamentos que intervienen en su gestión.

A la hora de proteger la información en formato electrónico, una de las medidas más eficaces es el cifrado de la información. Mediante esta técnica podemos ofuscar cualquier fichero y hacerlo inaccesible a otra personas que no sepan la clave de descifrado. El cifrado es una de las mejores medidas de seguridad para el almacenamiento y transmisión de información sensible, especialmente a través de soportes y dispositivos móviles o servicios de almacenamiento en la nube.

Un metadato es aquella información que incluye ficheros digitales pero que no forma parte del contenido. Algunos ejemplos de metadatos son la fecha de creación, la fecha de modificación o el autor del fichero. Tenemos que tener en cuenta que cada tipo de fichero tiene sus propios metadatos. Por ejemplo, mientras que un fichero ofimático como un Word puede contener el autor del documento, una imagen puede incluir además sus dimensiones, información de dónde se tomó la foto o incluso el modelo de cámara utilizado.