Una copia de seguridad es un proceso mediante el cual se duplica la información existente de un soporte a otro, con el fin de poder recuperarla. Desde el punto de vista institucional, ante un incidente grave o un desastre, una copia de seguridad puede marcar la diferencia entre recuperarse o sufrir las consecuencias, en ocasiones tan severas que pondrán en riesgo su continuidad. Cualquier universidad debe contar con un sistema de copias de seguridad que proteja su información ya que en muchos casos esta es la única garantía de poder continuar con la actividad institucional.

<¿Qué ocurre cuando la información deja de ser necesaria o útil para la empresa? Una vez llega a la última fase de su ciclo de vida, será necesario destruirla, de forma segura, de tal manera que no vuelva a ser accesible. Existen muchos tipos de datos, contables, fiscales, de videovigilancia, etc., y todos ellos presentan una vida útil distinta.

Cuando estos datos dejen de ser necesarios para la organización deben eliminarse y se debe garantizar que la información no vuelva a ser accesible para nadie. Cuando la destrucción de la información no se realiza correctamente se expone a la empresa a sanciones legales y a posibles daños de imagen, además de aumentar el riesgo a que se produzca una fuga de información.